Suistimalleri Önlemenin 10 Yolu

İlk olarak suistimal kelimesinin anlamı üzerinde durmak istiyorum. İngilizcedeki Fraud kelimesinin karşılığı olarak, Suistimal terimini kullanıyoruz. Suistimal kelimesi, ACFE‘nin Türkiye Temsilcisi olan USİUD tarafından da benimsenen bir terim.

Fraud, İngilizcede çok geniş bir anlama sahip. Türkçede kullandığımız, yolsuzluk, dolandırıcılık, usulsüzlük, rüşvet, zimmet, irtikap, hile ve buna benzer birçok kelimeyi içine alıyor. Biz de bunların genel adı için suistimal kelimesini kullanmayı tercih ediyoruz.

Peki suistimalle neden mücadele etmeliyiz?

Yapılan araştırmalara göre, ortalama olarak, her şirket, gelirlerinin %5‘ini suistimal yoluyla kaybediyor. Bu oran dünya milli hasılasına uygulanınca 4.5 Trilyon dolar civarında bir tutara ulaşılıyor. (ACFE Report to the Nations 2020). Tabii bu sonuçlar, dünya çapındaki ACFE üyeleri tarafından sağlanan bilgilere dayanıyor. O açıdan kesinlik ifade etmese de bu konunun kesinlikle göz ardı edilemeyeceğini gösteriyor.

Nasıl mücadele etmeliyiz?

Bana göre suistimalle mücadelede en etkin yöntem, önleme ve caydırma temelli aksiyonlar. Çünkü önemli olan suistimalin hiç gerçekleşmemesini sağlamak. Gerçekleştikten sonra tespit etmek ve sorumlularını bulmak da önemli ancak hasar çoktan meydana gelmiş oluyor.

Önleyici aksiyonlar ne olmalı?

Suistimalleri engellemek için onların neden meydana geldiğine odaklanmalıyız. Suistimal üçgeni bize bu konuda bir bakış açısı sağlıyor. Yapılması gereken, suistimal üçgenindeki her bir unsura özel önlemler uygulamak, böylece tüm etkenleri minimuma indirmek.

Aşağıda bu yöntemleri 10 maddede özetlemeye çalıştım:

1-Yönetim Felsefesi: İngilizcede “Tone at the Top” olarak ifade edilen bu kavram, tepe yönetiminin yaklaşımının şirketin etik kültürü ile doğrudan ilişkili olduğu düşüncesine dayanıyor. Eğer şirket yönetimi hedeflere ulaşmak için her yolu meşru gören bir yaklaşım sergiliyorsa, çalışanlar da buna göre hareket edebilir ve bu yoğun baskı suistimallere neden olabilir. Şirket yönetimi, kurallara ve düzenlemeler uyan, etik değerleri öne çıkaran bir yaklaşım sergilerse, bu kültür çalışanlarda her faaliyette öncelikli olanın ‘doğru davranış‘ olduğu bilincini oluşturur.

Şirket yönetimi, neyin kabul edilen, neyin kabul edilmeyen davranış olduğunu tanımladığı bir etik standart ve suistimalle mücadele konusunda bir politika oluşturarak tüm organizasyona bunun yayılmasını sağlarsa, suistimalle mücadelede bir yönetişim geliştirebilir.

2-Suistimal Risk Değerlendirmesi: Suistimalle mücadelede etkin yöntemlerden biri de suistimale ne kadar açık olduğunuzun tespit edilmesidir. Çünkü eğer şirket olarak suistimale fırsat vermezseniz, kötü niyetli kişiler kolay kolay suistimali gerçekleştiremezler. Bunun için, tüm süreçlerin özellikle para giriş ve çıkışlarının bulunduğu süreçlerin uzmanlar tarafından incelenmesi ve suistimal zafiyetlerinin değerlendirilmesi önem taşıyor. Bu sayede, şirket hangi alanlarda iyileştirmeler yapması gerektiğini öğrenebilir.

3-Güçlü Bir İç Kontrol Sistemi: Suistimal üçgenindeki Fırsat ayağının en önemli konusu şüphesiz iç kontroller. İç kontrol sistemi, insan, sistem ve süreçlerden oluşan bir bütün olarak düşünülürse, bu üç unsurun da suistimal risklerini minimuma indirgeyecek şekilde çalışmasını sağlamak suistimallere karşı çok önemli bir savunma kalkanı olur. İç kontrol sistemi ile ilgili yapılabilecek şeyler tabii ki sınırsız, ancak özellikle, sistemlerde ve süreçlerde görevler ayrılığı ilkesinin tesisini sağlamak çok önemli.

4-Etik Hattı: Suistimalin caydırıcı (ve tespit edici) unsurlarından biri de etik hattı oluşturmak. Ülkemizde gelişmekte olan bu yöntem suistimallerin tespitinde önemli rol oynuyor. İstatistiklere göre, sustimalleri tespit etmede en etkin yöntem etik/ihbar hatları. Etik hattı her ne kadar tespit etmenin bir unsuru olsa da caydırma açısından da öneme sahip.

Tabii, sadece bir etik hattı kurmuş olmak yeterli değil. Şirkette bu hattın çalışması için sağlıklı bir kültür de oluşturmak gerekiyor. Kişinin şahit olduğu bir şüpheli durumu bildirmesi iki açıdan zorlayıcı olabiliyor. Birincisi, bildiren kişinin kimliğini açık etmemek istemesi, diğeri sonuç alınacağına inanmaması.

5-İşe Alım Kontrolleri: Suistimal, sonuçta insan eliyle yapılan bir olay. Eğer siz işe alımda dürüst kişileri seçebilecek etkinlikte bir insan kaynağı yönetimine sahip değilseniz, suistimal riskini artırmış olursunuz. İşe alımdaki kontroller bu anlamda önem taşıyor. Ancak, çeşitli şirketlerdeki işe alım uygulamalarını yakından incelemiş biri olarak şunu da belirtmeliyim ki, ülkemizde bir kişi hakkında olumsuz yorum yapmaktan kaçınma eğilimimiz var. Bu da geçmişinde suistimal yapmış kişilerin yine benzer şirketlerde iş bulabilmesine imkân tanıyor.

6-Çalışanların ve Yöneticilerin Eğitimi: Suistimale karşı güçlü bir direnç oluşturmanın temelinde şirket genelinde bir farkındalık oluşturmak yatıyor. Bunun için hangi davranışların etik olmadığı çalışanlar tarafından bilinmeli, suistimal olaylarına karşı çalışanların uyanık olması sağlanmalı ve herhangi bir suistimal durumunda çalışanların ne yapması gerektiği anlatılmalı. Suistimallerle ilgili temel kavramlar, önleme faaliyetleri ve şüpheli durumlar çalışanlara oryantasyon eğitimlerinde aktarılmalı ve güncel suistimal vakaları ilgili çalışanlara duyurulmalı.

7-Açık İletişim Ortamı ve Gözetim: Suistimaller genelde bir defalık meydana gelmezler. Suistimali gerçekleştiren kişiler ilk defasından sonra birilerinin bunu fark edip etmeyeceğini gözlemlerler. Eğer fark edilmezse buna devam ederler. Bu tarz eylemleri ilk etapta fark edebilmek, en çok, çalışanların etrafındaki arkadaşları veya yöneticileri tarafından mümkün olabilir. Buna imkân sağlamak için çalışanlar ve yöneticiler arasında etkili bir iletişim olmalıdır. Özellikle yöneticilerin, faaliyetlere ait sonuçları yakından izlemesi ve ‘açık kapı’ politikası izlemesi önemli.

8-Çalışanlara Yardım Programları: Çoğu çalışanın genelde paraya çok ihtiyacı olduğu durumda suistimale yeltendiğini görüyoruz. Bunun yanında tabi açgözlülük nedeniyle de gerçekleşen suistimaller elbette var. Eğer şirket paraya ihtiyaç duyanlara çeşitli ödenek veya kredi imkanları tanırsa, çalışanlar suistimale daha az başvurma eğiliminde olacaklardır. Bu da suistimal üçgenindeki Baskı unsurunu azaltacak önlemlerden biri.

9-Sürekli İzleme – Analitik Çözümler: Sürekli izleme, işlemler gerçekleştiği anda onları engelleme veya tespit üzerine odaklanan bir yaklaşım. Klasik denetimde geçmiş işlemlere ait örnekler seçilerek denetim yapıldığından, bununla suitimalleri engellemek oldukça güç. Ancak, sistemin içine yerleştirilmiş kontrollerle bunu tespit etmek ya da engellemek daha kolay olabiliyor. Örneğin, bir satınalma limitinin birkaç parçaya bölünerek bypass edilmeye çalışılması gibi bir durumda, sürekli izleme araçları bunları yakalayabiliyor.

10-Adil Performans Yönetimi ve Ücretlendirme: Suistimal üçgenindeki Haklı Gösterme unsurunun zayıflatılabilmesi için şirkette adil bir ücretlendirme ve performans yönetiminin uygulanıyor olması önemli. Çünkü, çoğu iç suistimalde çalışanlar yaptıkları eylemi meşrulaştırmak için zihinlerinde ‘zaten hakettiğimi almıyorum‘ ya da ‘başkaları benim hakkımı yiyor‘ gibi gerekçeler uydurabiliyor. Her ne kadar bu, suistimal için yeterli bir neden olmasa da çalışanlar kendilerine adil davranıldığını hissettikleri bir ortamda suistimale daha az yönelecektir.