İhbar / Danışma Hattı Politikaları

Etik ve uyum yöneticisinin alet çantası gerçekten geniş olmalı. Bu yazıda çantamızdan İhbar/Danışma Hattı oluştururken dikkat edilmesi gereken ana politikaları çıkarıyor ve enine boyuna inceliyoruz…

Bildiğimiz gibi İhbarcı (Whistleblower) özel veya kamu kurumu içinde yasa dışı, etik olmayan ve yanlış olarak kabul edilen faaliyetlerin ifşa edilmesini sağlayan kişiye verilen isim. Gerçekleştiği iddia edilen suiistimaller farklı şekillerde ortaya çıkabiliyor. Mevzuatın, şirket politikasının ihlali veya kamu çıkarına veya ulusal güvenliğe tehdit (dolandırıcılık, casusluk veya yolsuzluk vb.)

ABD’de  şirketlerin  üçte  ikisinin  suiistimallerden   etkilendiği ve her yıl gelirlerinin %1,2’sini bu yolla kaybettikleri ortaya çıkmış durumda. Suiistimaller yüzünden itibar kaybı, savunma masrafları gibi dolaylı zararlar da bu kaybın içinde değil. Bu doğrultuda ihbar ve danışma hatlarının bir şirketin yolsuzluklarla mücadelesinde en kritik bileşenlerinden biri olduğunu rahatça söyleyebiliriz. Şirketlerde yaşanan bu tür suiistimallerin ortaya çıka- rılmasında ihbar/danışma hatları büyük öneme sahiptir. Kurumların ifşa edilme endişelerini çözmek için sahip oldukları sistemlere farklı isimler verilse de (Muhbirlik, İhbar Sistemi, Konuşmak, Açık Kapı Politikası) hepsinde amaç aynıdır. Bu tür sistemlerin etik dışı davranışlar hakkında ipuçları elde edebilmek için en etkili yöntemlerden biri olduğu çeşitli örneklerde açık bir şekilde görülebilir. Bu doğrultuda “danışma/ihbar hatları” kamu ve özel şirketler ile kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için zaman içinde en iyi uygulama standardı haline gelmiş durumda.

Günümüzde danışma/ihbar hattı şikayetleri sadece etik dışı veya yasal olmayan uygulamalar veya davranışlar ile sınırlı kalmıyor. Artık çalışan veya diğer paydaşlar danışma/ihbar hatlarına etik veya hukuki açıdan bir ikilemde kaldıklarında kendi muhtemel eylemleri hakkında da danışabiliyorlar.

Şimdi gelin altı başlık altında bir şirketin İhbar/Danışma Hattı oluştururken atması gereken adımları ele alalım…

1. Şirketin Etik ve Uyum Programının Ayrılmaz Bir Parçası Olmalıdır

Bir ihbar/danışma hattının etkili olabilmesi, şirketin etik ve uyum programının ne kadar önemli bir bileşeni olduğuna göbekten bağlıdır. İhbar ve danışma mekanizmaları, şirketlerde meydana gelen etik dışı ve yasal olmayan faaliyetlerin ortaya çıkmasını kolaylaştırır. O kadar ki danışma/ihbar hattı olan şirketlerde suiistimallerin ortaya çıkma oranı yarı yarıya iken olmayan şirketlerde bu olasılık üçte bire kadar düşebilmektedir.

Bu yüzden şirketler etik ve uyum programlarını gözden geçirmeli ve ihbar/danışma hatlarını mutlaka bu programın içine eklemlendirmelidir. Etkin bir ihbar/ danışma hattı stratejisi oluşturmak, kurumun etik kültürü geliştirme ve sürdürme çabalarına da güven verir.

2. Üst Yönetim Kararlı Olmalıdır

Üst yönetim,ihbar/danışma politikaları konusunda samimiyetini ve kararlığını açıkça ortaya koymalıdır. Bu tür bir kararlılık ve samimiyet çalışanların ihbar/danışma hatlarını kullanma konusundaki çekincelerini azaltacak ve ihbar/danışma mekanizmasına güveni artıracaktır.

Sözgelimi şirketin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanının ihbar/danışma hattının varlığı ve değerini beyan eden bir mektubu, çalışanlar açısından hattın önemini yükseltebilir.

Bu tarz bir mektup, şirketin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanının etik ve uyum programına olan bağlılığını ortaya koymasını ve mekanizmanın faaliyetlerini misillemesizlik ilkesiyle yönettiğine dair çalışanların güvenini tazelemesini sağlayacaktır.

3. İhbar / Danışma Hattının Tanıtımı Sağlanmalıdır

Şirketlerde bir ihbar/danışma hattının olması, çalışanların bunu hiçbir endişe duymadan ve rahatlıkla kullanacağı anlamına gelmeyecektir. Bu tür çekinceleri ortadan kaldırabilmek için yalnızca ihbar/danışma hattını tanıtmak ile kalmayıp, bunun değerini, amacını ve kurumun buna bağlılığını da ortaya koymak gereklidir. Şirketler tüm çalışanlarını etik dışı ve yasal olmayan eylemler hakkında da bilgilendirmelidir.

İhbar/danışma hattının, posterlerle, kartlarla, eğitimle ve hatta YouTube videoları ile tanıtılması, ihbar/ danışma hattına önem verilmesini sağlayacaktır.Şirketlerde çalışanların dört nesli kapsadığı düşünüldüğünde, ihbar/danışma hattının tanıtılması için birçok iletişim aracının bileşik bir şekilde kullanılması gerektiği açıktır.

4. İhbar / Danışma Hattını Kullananlara Tam Bir Koruma Sağlanmalıdır

Çalışanlar, ihbarda bulundukları için misilleme, intikam veya tacize maruz kalacaklarını düşünüyorlarsa ihbar mekanizması iyi işlemiyor demektir. Dolayısıyla, danışma/ihbar hattı üzerinden veya doğrudan komuta zinciri veya etik ve uyum departmanı üzerinden endişelerini ihbar etmek isteyen çalışanlara güven vermek için mutlaka bir misilleme yapmama/intikam almama politikası oluşturulmalıdır.

İhbarın gizli veya anonim olması arasında bir anlam farklılığı bulunmaktadır. Anonimlik, olay veya konuyu ihbar eden kişinin kimliğinin korunması anlamına gelmektedir. Gizlilik ise ihbar edilen bilginin korunması anlamına gelir. İlk şikayetten, dağıtıma, üst mercilere bildirme ve sonuçlandırmaya kadar olan veri akışı sistemini oluşturmak, ihbar/danışma hattını kurarken önceliklerden biri olmalıdır.

5. Veri Saklama ve Veri Akışı Sistemleri Kurulmalıdır

İhbar/danışma hattından alınan şikayetlerin saklanması için en temel kural, saklama politikasını, kuruluşunuz tarafından alınan veya geliştirilen benzer bilgiler için yansıtan saklama/yok etme politikasıdır. Danışma/ihbar hattı verileri için veri saklama gereksiniminin ne kadar sürmesi gerektiğini her şirket kendi kurum kültürü çerçevesinde belirlemelidir.

Şirketin içinde ihbar/danışma hattı bildirimlerini ilk alacak ve gözden geçirecek kişilerin belirlenmesi çok önemlidir. Bununla aynı öneme sahip olan bir diğer unsur da, ihbar edilmiş konuları işaret eden veya üst mercilere bildirmeyi gerektiren kriterlerin, değerlerin ve göstergelerin bir standardının oluşturulmasıdır.

İhbar /danışma hattı şikâyetlerinizin sınıflandırılmasından sorumlu bireylerin seçimi, eğitimi ve bu kişilerle işbirliği belki de hattı uygulamaya geçirme sürecindeki en önemli faaliyetlerinden biridir.

Şikayetlerin çözümlenmesi ve olayın bir karara bağlanması için bir takım adımları veya kılavuzları belirlemek gerekir. Bunlardan ilki, ihbar edilen bilginin incelenmesi için, bu bilginin alınma tarihinden itibaren bir süre belirlemektir. Bundan sonraki adım, ihbar edilen olay veya konular arasında öncelik belirlemek olacaktır.

İhbar edilen konunun sonuçlandırılmasının takibi, yalnızca olayın kapatılıp kapatılmadığının kontrolü olmamalı, ayrıca nasıl çözüldüğünü de içermelidir.

6. İhbar/ Danışma Hattının Kullanılması Teşvik Edilmelidir

Taciz, mobbing, müşteri dolandırıcılığı veya fiyat belirleme gibi faaliyetlere tanık olan çalışanların bunu yönetime veya şirketin danışma/ihbar hattına bildirmeleri gerekmektedir. Ancak çoğu kişinin herhangi bir suiistimale tanık olduğunda bunu misilleme korkuları veya bir şeyin yapılmayacağına dair inançlarından dolayı ihbar etmedikleri bilinmektedir. Oysa bu vakaları gündeme getirenler, muhtemelen zarara yol açacak suiistimali ortaya çıkararak gerek işverenlerine, gerek ise genel olarak topluma büyük yarar sağlayabilirler. Dolayısıyla, çalışanlara erişmek ve onları ihbar etmeye teşvik etmek son derece önemlidir.

Danışma/ihbar mekanizmaları için en önemli tartışmalardan biri de kurumların ihbarcılara ödül vermesinin doğru olup olmadığıdır. İhbarcıların ödüllendirilmesinin arkasında yatan düşünce, şirketlerin, çalışanlarının etik ve uyum ihlallerine karşı tetikte olmalarına ve doğru olmayan bir şey gördüklerinde bunu gündeme getirmelerine teşvik edilmek istemeleridir. Bu noktada asıl korkulan husus, böyle bir ödüllendirme sistemini çalışanların morali üzerinde belirgin bir olumsuz etkiye sahip olması, bir kelle avcısı imajı yaratmasıdır. Çalışanların devamlı olarak onları birilerinin izlediğini düşünmeleri ve kendilerini kimin izlediğini anlayabilmek için sürekli tetikte olmaları, şirketlerin yaratmaya çalıştığı ekip ruhu anlayışını zedeleyebilir.

Aynı pozisyonlara yükselmeyi bekleyenlerin birbirleri aleyhine kanıt aramaları ve ilk fırsatta da bu kanıtları kullanmaya çalışmaları şirketlerin faydasına olmayabilir. Böyle bir güvensizlik ortamında şirket çalışanları birbirleri ile önemli bilgileri paylaşmayabilirler.

Bu tür tehlikeler yüzünden şirket kültürünün böyle bir ödül sistemini destekleyip desteklemeyeceğini veya sistemin bir ödül avı haline gelip muhtemelen bütün programı baltalama riskinin olup olmadığının kesin olarak öğrenilmesi gerekir.

Ali Cem Gülmen – Araştırma ve Yayın Uzmanı, Etik ve İtibar Derneği

Makalelerdeki görüş ve yorumlar yazar veya yazarlara ait olup , Etik ve İtibar Derneği’nin konu ile ilgili düşüncelerini yansıtmamaktadır.