Etik ve Uyum Programı Nasıl Hazırlanır?

İş etiğinin şirket kültürü haline gelebilmesi ancak tüm paydaşların ortak bilinci ve ancak ömrü şirketin ömrü ile sınırlı olacak bir etik politikasının tüm paydaşlarca içselleştirilip uygulanması ile mümkün olur.

Etik ve Uyum Programı iç etik hedefleriniz ve prosedürlerinizin tanımı ile sınırlı kalmamalı şirketinizin sektörel, hatta sektörler üstü hedeflerini de içermeli ve etik programınızın hedefleri ile uyum içinde olmalıdır. Bir etik politikası hazırlanırken şu başlıklara özelikle dikkat edilmesi önerilir:

Şirketinizin mevzuata uyum kapsamını belirleyin. Bu alan, hukuki sorumluluklarınızın belirlendiği (yolsuzluk, rüşvet, rekabet hukuku ve ticaret yasası gibi) ve şirketinizin hukuki çerçevenin ötesine geçmekteki hedeflerinin ortaya konduğu alan olacaktır.

Şirketinize sektörel ve sektörler üstü etik uygulama hedefleri koymanız sadece bu alandaki ilerlemenizi ölçme şansı değil rakiplerinize de doğru örnek olarak bir sektörel etik standardı oluşturmanıza faydalı olacaktır.

Etik politikanızdaki hedeflere ulaşmak için bir master plan yapın. Bu hem büyük resme hakim olmanızı sağlayacak hem de etik yönetimi süreçlerinizin yönetilmesinde size yardımcı olacaktır.

STKlar ve Rakiplerinizle işbirliklerinden kaçınmayın. Özellikle rakipler arası işbirliklerinin  adil rekabeti destekler, tüketici haklarını korur yönde olması şirketinizin önclelikli sorumlulukları arasında olacaktır. Bu işbirliklerine, uyum anlaşmaları (Compliance pact) etik bütünlük anlaşmaları (Integrity pact) gibi yöntemler örnek olabilir.

Etik ve Uyum Programı hazırlayacak ekip şu hususlara dikkat etmelidir:

İhtiyaçlarınızı iyi tanımladınız mı? Bu ihtiyaçlara cevap verecek çalışmayı iyi planladınız mı? Farklı çalışmalar farklı ihtiyaçları karşılar.

Hazırlığını yaptığınız doküman çalışanları yönlendirmek için mi yoksa şirketin bir takım gerekliliklerini ortaya koymak için mi hazırlanıyor?

Bu soruların cevabına göre ihtiyacınızı belirleyebilirsiniz; ki bu da etik kodu, değerler bildirgesi, politika, misyon veya davranış kodu olabilir.

Etik ve Uyum Programı evrensel ilkeler üzerine kurulu olmakla birlikte mutlaka şirketin içinde bulunduğu ticari ve yapısal evreye, paydaş yoğunluğuna ve yönetsel ihtiyaçlarına uygun olarak hazırlanmalı; şirketin tüm fonksiyonları ile uyum içinde olmalıdır. Bu uyum sayesinde etik politikası şirket politikalarına entegre olur ve yazılı kültürün bir parçası haline gelir.

Etik ve Uyum Programının yazım süreci iyi yönetilmelidir. Etik ve Uyum Programının hazırlık sürecinde nasıl bir grubun çalışacağı önemli bir faktördür. Şirketin ana fonksiyonlarının temsilcilerinden oluşacak küçük bir çalışma grubu mu yoksa kodun etkileyeceği tüm çalışanların katılacağı bir arama toplantısında ulaşılacak ortak akıl mı tercih edilmelidir? Tercih, geniş katılımlı bir hazırlık dönemi ise ortaya çıkan yönelimlerin nasıl önceliklendirileceği belirlenmelidir. Hazırlık dönemindeki verim, sonuç eserin başarısını direkt etkileyecektir.

Etik ve Uyum Programının nasıl uygulanacağı ile ilgili bir uygulama ve yürütme sistemi kurgulanmalıdır. İletişim etik politikasının içselleştirilmesi için büyük öneme sahiptir. Politikanın şirket içinde hangi yollarla duyurulacağı, bilinç ve bilgi artırma çalışmalarının ne şekilde ve nasıl bir takvimle yapılacağı, kodun tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, satış gibi şirket dışı paydaşlara yönelik iletişim planlaması yapılmalıdır.

İletişim etik politikasının içselleştirilmesi için büyük öneme sahiptir. Politikanın şirket içinde hangi yollarla duyurulacağı, bilinç ve bilgi artırma çalışmalarının ne şekilde ve nasıl bir takvimle yapılacağı, etik kodu tedarik zinciri yönetiminin ne şekilde yürütüleceği planı hazırlanmalı öte yandan da şirket dışı paydaşlara da gerekli önem verilmeli satış, müşteri ilişkileri yönetimi gibi bölümlerin iletişim planlamaları hazırlanmalıdır.

Son olarak, unutulmamalıdır ki etik politikası karşılaşılacak tüm etik problemleri önlemek için hiçbir zaman yeterli olmayacaktır. Politikanın gelişimi ile ilgili çalışmalar olabildiğince proaktif olmalı; bununla birlikte şirket, etik önlemler almaya verdiği önemi etik sorunların çözümüne yönelik mekanizmalar kurmaya da vermelidir.