Bir İç Soruşturma Planı Nasıl Hazırlanmalı?

Etik ve Uyum Yöneticilerinin birçoğu, soruşturma sürecini yangın yerine benzetir. Bu benzetme, soruşturma planının hazırlanmasının önemini kavramak için yerinde bir benzetmedir. Hem kurumların hem de soruşturmaya dahil olan her bir çalışanın, soruşturma sürecinden sonra en az hasarla hayatlarına devam edebilmesi, müdahalenin nasıl yapıldığına bağlıdır. Dolayısıyla soruşturma planının hazırlanması, yangın yerine doğru müdahaleyi yapmak için atılacak ilk adımdır.

Bunun yanında Etik ve Uyum Yöneticisi, kurumlarda etik iklimin en büyük belirleyicilerinden biridir. Bu nedenle soruşturmaları bu iklimi destekleyecek şekilde yürütmesi Etik ve Uyum Yöneticilerinin kendi kişisel sorumluluğudur. Soruşturma planını hazırlamak, bu sorumluluğu yerine getirebilmesini sağlar.

Soruşturma planı hazırlayanlar, her soruşturmanın birbirinden farklı olduğunu ve dolayısıyla planın soruşturmanın koşullarına göre farklılık gösterebileceğini göz önünde bulundurmalıdırlar. Soruşturmanın başında etik kod ihlalinin yaratacağı olası etkiler göz önünde bulundurularak soruşturmanın yöntemi buna uygun olarak oluşturulmalıdır.

Aşağıdaki süreç akışında, soruşturma planı hazırlama aşamasında yapılacakları ve/veya dikkate alınacak noktaları listelemeye çalıştık.

1. İç soruşturma tepki planı / soruşturmanın hedefleri ve planı

Hedef kişi(ler)in / kurum(lar)ın belirlenmesi
Soruşturma ile ilgili olası risklerin ve kısıtlamaların belirlenmesi
Kapsamın ve şirketteki olası etki alanlarının / ilgili birimlerin belirlenmesi: (Örneğin)
- Satın alma ile alakalı durumlar
- Satış ile ilgili suistimaller
- Finans / muhasebe birimi ile ilgili suistimaller
- Üçüncü kişi / taraflarla ilgili diğer suistimaller
- İş akdi, insan kaynakları ile ilgili (işçi / işveren kaynaklı) durumlar
- Çalışanların davranış biçimleriyle ilgili durumlar
- Personel hakları (maaş, ikramiye ve benzeri yan haklar) ile ilgili durumlar vb.
Hedef şirketteki sürecin gözden geçirilmesi
Soruşturmada kullanılacak iç ve/veya dış kaynakların belirlenmesi:
- İç kaynaklar: Yönetim, İnsan Kaynakları, İç Denetim, Uyum Birimi, Finans / Muhasebe, Bilgi İşlem, Hukuk vb.
- Dış kaynaklar: Adli bilişim uzmanları, Avukatlar, Suistimal inceleme uzmanları, finansal inceleme uzmanları, özel dedektif vb.

Kullanılabilecek verilerin belirlenmesi, toplanması ve organize edilmesi ile ilgili planlama
Bilgi toplama amaçlı yapılacak olan görüşmelerin, görüşülecek ve görüşülmeyecek kişilerin belirlenmesi

2. Çıkar çatışmasının önlenmesi

Soruşturmaya katılacak kişilerin / kurumların tarafsızlığının kontrol edilmesi ve gereken durumlarda taraflardan teyit alınması, risk yönetimi süreçlerinin tamamlanması

3. Gizlilik

Soruşturmanın tamamen gizli, kısmi gizli (ilgili birtakım birim veya birimlere kısmi bilgi verilmesi) veya açık (hedefteki kişi / kuruma bilgi verilmesi) olarak yürütülmesine karar verilmesi

4. İletişim planı ve takvim

Soruşturmanın gizlilik düzeyi çerçevesinde ilgili birimlerle iletişime geçme sırasının belirlenmesi (Eğer söz konusu sıra etik kod vb. ile sabit değilse eklenebilir.)
Soruşturmanın aşama / fazlarının, eğer dış kaynak kullanılacaksa bütçesinin, planlanan başlangıç ve bitiş tarihlerinin, proje ekibinin belirlenmesi
Raporlanacak tarafların ve rapor yapısının belirlenmesi (Örneğin Yönetim raporu, Mahkemeye sunulacak rapor vb.) (Eğer söz konusu taraflar etik kod vb. ile sabit değilse eklenmesi tavsiye edilebilir.)