Hediyeleşme, insan doğasının bir parçası olarak minnet duygusunu harekete geçirir. Birey, bir hediye veya davet karşısında çoğu zaman bilinçli ya da bilinçsiz şekilde bir karşılık verme isteği hisseder. Bu psikolojik etki, iş dünyasında karar vericilerin tarafsızlığını ve bağımsızlığını tehlikeye atabilir.
Yılın son günlerine yaklaşırken, iş dünyasında hediyeleşme ve ağırlama faaliyetleri büyük bir yoğunluk kazanıyor. Şirketler, çalışanlarına ve iş ortaklarına teşekkür etmek veya iş ilişkilerini güçlendirmek adına hediye ve davetlerde bulunuyor. Ancak bu dönemin aynı zamanda rüşvet ve yolsuzluk risklerini artırdığı gerçeği göz ardı edilemez. Yeni yıl öncesi hediyeleşme ve ağırlama faaliyetleri, etik sınırların bulanıklaştığı bir alan yaratabilir ve şirketler için ciddi riskler doğurabilir.
Bu makalede, şirketlerin bu dönemde karşılaşabileceği olası riskler, bu riskleri yönetmek için alabilecekleri önlemler ve kurumsal etik standartlarının önemi ele alınacaktır.
Hediye ve Ağırlama: Etik Sınırlar ve Kültürel Farklılıklar
Hediye ve ağırlama, iş dünyasında ilişkileri güçlendirme ve bağları kuvvetlendirme amacıyla sıkça kullanılan araçlardır. Ancak, bu uygulamaların etik ve hukuki sınırları coğrafyadan coğrafyaya büyük farklılık gösterir. Örneğin, Batı dünyasında hediye ve ağırlama genellikle sembolik düzeyde ve düşük değerli tutulurken, Asya ve Orta Doğu gibi bölgelerde abartılı olabilir; hatta iş yapma kültürünün ayrılmaz bir parçası olarak görülür.
Bununla birlikte, bu farklılıklar rüşvetle mücadele açısından önemli riskler doğurabilir. Kültürel normların yanlış anlaşılması ya da yerel uygulamaların evrensel etik standartlarla çelişmesi, özellikle uluslararası faaliyet gösteren şirketler için ciddi yasal ve itibar riskleri yaratabilir. Bu nedenle, şirketlerin hediye ve ağırlama eylemlerini, kültürel hassasiyetlerle birlikte global etik standartlar ve yasal düzenlemelere uygun bir şekilde tasarlamaları büyük önem taşır. Bu, hem olası riskleri azaltır hem de iş ilişkilerinde sürdürülebilir bir güven zemini oluşturur.
Riskler Neler?
Hediye ve ağırlama, iş dünyasında iyi niyet göstergesi olarak kabul edilse de, kötüye kullanıldığında rüşvet ve yolsuzluk gibi etik ihlallere dönüşebilir. Bu riskler özellikle, hediye ve ağırlama değerinin yüksek olduğu, şeffaflık ilkesinin göz ardı edildiği ve karar vericiyi etkileme niyetinin bulunduğu durumlarda ortaya çıkar. Aşağıda bazı örneklerle açıklayalım:
- Karar verici üzerinde etki oluşturma: Bir şirket, kamu ihalesini kazanmak amacıyla ihaleyi değerlendirecek yetkililere pahalı hediyeler veya lüks tatiller sunabilir. Bu durum, kararların objektifliğini zedeleyerek rüşvet olarak değerlendirilebilir.
- Çıkar çatışması: Bir tedarikçi, satın alma müdürüne pahalı restoranlarda yemekler ısmarlayarak, o tedarikçiyi tercih etmesi için örtülü bir baskı oluşturabilir. Bu, şirket için finansal zarara yol açabilecek çıkar çatışmasına neden olur.
- Kamu görevlilerine sunulan lüks hediyeler: Bir inşaat firması, gerekli izinleri hızlandırmak amacıyla yerel yönetim yetkililerine değerli hediyeler veya aileleri için seyahat imkânı sağlayabilir. Bu durum kamu görevlilerinin tarafsız karar alma süreçlerini etkileyerek etik ve hukuki sınırların ihlal edilmesine neden olur.
- Kültürel normların suistimal edilmesi: Bazı bölgelerde hediyeler kültürel bir norm olarak görülse de, bu durum kötüye kullanılarak aşırı değerli hediyeler verilmesi rüşveti meşrulaştırabilir. Örneğin, bir şirket yöneticisine pahalı saatler veya elektronik eşyalar sunulması, etik sınırların aşılmasına sebep olur.
- Şirket içinde tarafsızlığı bozma: Bir çalışan, bir iş ortağından aldığı kişisel hediyeler nedeniyle, şirketin menfaatine olmayan kararlar alabilir. Bu durum, şirket içinde yolsuzluk kültürünü besleyerek uzun vadede zararlara neden olabilir.
Yeni Yıl Öncesi Alınabilecek Kısa Vadeli Önlemler
Hediye ve ağırlama faaliyetlerinin yoğunlaştığı bu dönemde, şirketlerin kısa vadeli alabileceği önlemlere ilişkin tavsiyelerde bulunmak istiyoruz. İşte alınabilecek kısa vadeli önlemler:
- Hediye ve ağırlama politikaları: Şirketlerin öncelikle net ve yazılı bir hediye ve ağırlama politikası oluşturması gerekir. Bu politika, hangi tür hediyelerin kabul edilebilir veya verilebilir olduğunu, değer sınırlarını ve kayıt altına alınma gerekliliklerini açıkça belirtmelidir. Örneğin, bir hediyenin değeri belirli bir sınırı aşıyorsa, çalışanların bunu şirketin etik komitesine rapor etmesi zorunlu hale getirilebilir. Eğer hediye ve ağırlama politikanız varsa, şirket içi iletişim kanalları kullanılarak çalışanlara mevcut politikayı hatırlatabilirsiniz. Bu hatırlatmada, kabul edilebilir hediye değerleri, kayıt süreçleri ve onay mekanizmaları net bir şekilde belirtilebilir. Ayrıca kayıt altına almayla ilgili bir alt yapı yoksa çalışanların aldığı ya da verdiği hediyelerin izlenmesi amacıyla basit bir hediye kayıt formu ya da dijital kayıt sistemi uygulanabilir.
- Onay mekanizmaları: Hediye kabul etme veya verme durumlarında, belirli bir değerin üzerindeki hediyelerin yönetici onayına tabi tutulması sağlanmalıdır. Mevcut durumda bu mekanizma yoksa basit bir şekilde kurabilir. Eğer varsa da onay mekanizmasının işlediğinden emin olunmalıdır. Bu, sürecin şeffaflığını artırır ve kontrol mekanizması oluşturur.
- Eğitim programları: Çalışanların, hediye ve ağırlama faaliyetlerinin etik kurallar çerçevesinde değerlendirilmesi konusunda bilinçlendirilmesi gerekir. Çalışanlar eğitim programları sayesinde neyin kabul edilebilir neyin riskli olduğunu daha iyi anlayabilir ve herhangi bir riskli durum ile karşılaştıklarında sorumluluk almak zorunda kalırlar. Ayrıca yılbaşına özel, kısa süreli eğitimlerle veya bilgilendirici e-postalarla hediye kabul etmenin oluşturabileceği riskler ve etik sınırların önemi kurum geneline hatırlatılabilir.
- Yılbaşı hediyelerine alternatif yöntemler: Hediye vermek yerine bağış yapmak veya kurumsal sosyal sorumluluk projelerini desteklemek gibi alternatif uygulamaların teşvik edilmesiyle olası riskler azaltılabilir.
- Denetim ve izleme mekanizmaları kurun: Hediye ve ağırlama faaliyetlerini izlemek için bir raporlama sistemi oluşturulabilir. Çalışanların aldıkları / verdikleri hediyeleri veya katıldıkları davetleri / yaptıkları ağırlamaları bildirmeleri, şeffaflığı artırır.
- Üçüncü taraflarla iletişimi güçlendirin: Şirketler, tedarikçiler, iş ortakları ve müşterilerle etik kurallar konusunda açık iletişim kurmalıdır. Üçüncü taraflar, şirketin hediye ve ağırlama politikasını bilmeli ve buna uygun hareket etmelidir. Ayrıca, bu politikanın yılbaşı dönemi için de geçerli olduğu tüm iş ortaklarınaaçık bir şekilde bildirilmelidir. Bu, yanlış anlaşılmaları ve uygunsuz teklifleri önler.
Yeni Yıla Etik Adımlarla Girmek
Yeni yıl, iş ilişkilerini güçlendirmek ve başarıları kutlamak için harika bir fırsat olsa da, bu dönemin etik riskler taşıdığı unutulmamalıdır. Şirketler, sağlam politikalar ve etkili uygulamalar sayesinde bu riskleri en aza indirebilir.
Yeni yıla girerken, hediyeleşme ve ağırlama faaliyetlerinin etik kurallar çerçevesinde yapılması, şirketlerin hem yasal hem de itibar risklerinden korunmasını sağlar. Bu yaklaşım, aynı zamanda şirketlerin etik değerlerine olan bağlılığını güçlendirir.
Yeni yılda etik ve uyum dolu bir iş ortamı dileğiyle!
Yazı: Fikret Sebilcioğlu, Gizem Taştemel Dinçkan – Cerebra Forensic & Integrity
Not: Makalelerdeki görüş ve yorumlar yazar veya yazarlara ait olup , Etik ve İtibar Derneği’nin konu ile ilgili düşüncelerini yansıtmamaktadır.
