Etik ve Uyum Yöneticisinin Alet Çantası Bölüm 1

Çok önem verdiğiniz potansiyel bir müşterinin ihalesine hazırlandığınız o günü hatırlıyor musunuz?

Hani sizden, daha önceki ihalelerden farklı olarak “etik kodu”, “yolsuzlukla mücadele politikası”, “çocuk işçiliği önleme politikası, “fırsat eşitliği politikası” gibi kod ve politikalarınızın istendiği günü!

O gün müşteriniz size sadece ne ürettiğinizi, kaça ürettiğinizi, ne kadar kaliteli ürettiğinizi değil kurumsal kimliğinizi, nasıl bir dünya vatandaşı olduğunuzu da sormuştu.

Şirketinizin kurucularından miras kalan ve gurur duyduğunuz iş etiği ilkelerinizin yürekleri ısıtan bir ortak duygu olmanın ötesinde, yazılı kültürünüzün temel taşı olması gereğini işaret eden bir ticari taleple ilk kez karşılaştığınız o gün, etik bir şirket olduğunuzu kanıtlayamadığınız taktirde o ihaleye katılamayacağınız söylenmişti; aynı günün sonunda, bir etik ve uyum yönetimi programı oluşturmakla görevlendirilmiştiniz.

Belki de öyle olmadı…

Şirketiniz aleyhine açılan ve ciddi itibar kaybına da yol açacak bir dava dolayısıyla etik ve uyum risklerinin yönetilmesinden sorumlu olarak atandınız. İlk göreviniz yangını söndürmek ve hemen ardından, o yangının bir daha çıkmamasını sağlayacak önlemler almak, bir “etik ve uyum programı” kurgulamaktı.

Her nasıl bir tecrübenin sonucunda olursa olsun etik ve uyum yöneticisi olarak masanıza oturduğunuz birkaç hafta içinde aşağıdaki hususlara dikkat ettiyseniz başarılı olma ihtimaliniz yükselecektir.

Kendinizi ve varlık sebebinizi doğru ifade edin

İlk birkaç hafta, yönetim kurulunun ve CEO’nun desteğinin taze olduğu, diğer yöneticilerin yetki alanlarındaki riskleri tanımlamaya ve sorular sormaya henüz başlamamış olduğunuzdan size karşı daha sıcak ve açık oldukları bir “balayı” dönemidir. Bu dönemi size ve kurguladığınız sisteme güveni sağlamak, pekiştirmek için kullanın. Adil, tutarlı ve kararlı tutumunuzdan şüphe duyulmayacak bir karakter yapınız olduğunu; en büyük önceliğinizin şirket ve tüm çalışanlarının menfaatlerini korurken geleceğe bir güven yatırımı olacak bir sistem kurmak olduğunu anlamalarını sağlayın.

Beklentilerinizi iyi yönetin

Eğer içinde bulunduğunuz safha bir etik kriz yönetimi durumu değilse, fark edeceksiniz ki sizin önceliklerinizle CEO veya CFOnuzun öncelikleri her zaman örtüşmeyecek. Bir çok durumda ya insan kaynağı ya da mali kaynak sorunu yaşayacaksınız. Kaynak ihtiyacınızı iyi planlayın. Her zaman beklediğinizi değil şirketin vermeye hazır olduğunu alabileceğinizi unutmayın. Kaynak taleplerinizle ilgili argümanlarınızı iyi oluşturun.

İş arkadaşlarınızla sohbet ettiğinizde onların hep sizin yanınızda olduklarını ve etik ilkeleri yücelttiklerini duyacaksınız; ancak, onların bir iş kararı hakkında sorular sormaya başladığınızda veya bir yatırım planının etik ve itibar risklerini masaya yatırdığınızda aynı kişilerin sizin öne sürdüğünüz ilke ve argümanların arkasında durmadıklarını göreceksiniz. Örneğin uzun zamandır devam eden bir iş pratiğinin risklerini sorguladığınızda, bir kültür değişimi önerdiğinizde veya bir işe başlamak için o güne kadar gerekli görülmüş olan teminatlara (tedarik zinciri yolsuzluk risk değerlendirmesi gibi) bir yenisini eklemek istediğinizde kahve sohbetlerinde hep sizin tarafınızda olan arkadaşlarınızın desteğini almanın hiç de kolay olmayacağını göreceksiniz.

Gireceğiniz mücadelede sabır ve tutarlılık en değerli kişilik özelliğiniz olacak.

Sizden ve programdan olan beklentileri iyi yönetin

Üst yönetim ve yönetim kurulunun beklentilerini doğru yönetmenin sırrı doğru anlamaktır. İlk birkaç haftanızı tüm idari ve ticari fonksiyonların başları ile iletişim içinde geçirin. Önceliklerini, mevcut ve yakın gelecek için planlanan iş alanlarında karşılaşmayı öngördükleri etik riskleri, şirketin coğrafi genişleme hedeflerini, hukuki sorumluluk alanlarını iyi anlayın. Bu alanlardaki yöneticilere nasıl destek olabileceğinizi belirleyin. Başarılı bir etik ve uyum programının ilk adımı anlamlı ve eksiksiz bir risk haritasıdır. Risk haritanıza bakan yöneticiler, kendi risk alanlarının iyi tanımlandığını gördüklerinde, size ve kurguladığınız programa güvenecek ve destek vereceklerdir.

Verdiğiniz mesajlar yaptığınız işin doğru algılanması için çok önemlidir. Sizin varlığınızı etik risklerin ortaya çıkmayacağı bir şirket için garanti olarak görmelerine sebep olacak mesajlar vermekten kaçının. Burada garantör olan siz değilsiniz, aksine tüm şirket çalışanları; siz onların bu görevi yerine getirmeleri için ihtiyaç duyacakları araçları sağlamaktan ve onlara her an destek olmaktan sorumlusunuz.

Başlangıç durum analizinizi yapın

Ölçülemeyen ve raporlanamayan ilerleme ilerleme değildir. Ölçemediğinizi ne kanıtlayabilirsiniz ne yönetebilirsiniz. Sadece sizin performansınız ölçmek için değil, yönettiğiniz fonksiyonun etki analizini yapabilmek için de başlangıç durum analizine ihtiyacınız olacak. Bir öz değerlendirme aracı tasarlayın, sektörel ve sektör üstü standartları, hukuki zorunlulukları ve en iyi uygulamaları belirleyin, o standartlara ne kadar uzakta olduğunuzu ölçün ve arayı nasıl kapatacağınızı planlayın.

Rolünüzün ardındaki ticari gerçeği ve iş dinamiklerini unutmayın; unutmadığınızı tüm mesai arkadaşlarınıza hatırlatın.

Etik ve uyum yöneticisi bir yarış arabasının fren mekanizması gibidir. Araba durabilsin diye değil daha hızlı ve güvenli gidebilsin diye vardır.

Vereceğiniz karar ve mütalaalarda pusulanız hep şirketin sürdürülebilirliği, itibarı, hukuka şartsız uyum ve temel iş yapma ilkeleriniz olacaktır. Siz bu argümanları daha güvenli bir iş ortamı yaratmak için kullanacaksınız; şirketin ticari başarısını yavaşlatmak için değil.

İş arkadaşlarınız bu duruş ve tutumunuzun farkında olduklarında, etik risklere karşı önleyici mekanizmaların onların başarısı pahasına değil başarılarının teminatı olarak geliştirildiğini görecek ve önerilerinizi dinleyip uymaları kolaylaşacaktır.

Bu güven ortamını yaratırsanız diğer departmanların toplantılarına daha fazla davet edildiğinizi, risklerden daha erken haberdar olduğunuzu göreceksiniz. Böylece şirketin ticari fonksiyonlarında, etik risklerin teşhisi ve yönetilmesi ile ilgili refleksi, risk ortaya çıkmadan çok önce geliştirme fırsatı bulacaksınız.

Elbette yukarıdakileri yapmak işinizde başarılı olacağınızı garantilemez; ancak yapmadığınız taktirde başarısızlığın garanti olacağını söylemek gerçekçi olmaktan pek de uzak bir öngörü olmayacaktır kanısındayım.

——————————————————————————————————————————-

Yazar: Tayfun Zaman – TEİD Genel Sekreteri, Turkish Integrity Center of Excellence TICE’ın kurucu direktörü, INmagazine dergisi editorü, ve 4 etik ve uyum rehberinin yazarıdır.

Birleşmiş Milletler ve OECD’nin de aralarında bulunduğu uluslararası ve ulusal platformlarda iş etiği, itibar yönetimi, yolsuzlukla mücadele programları ve yolsuzluğun gizli maliyeti alanlarında birçok konuşma yapmıştır.

Tayfun Zaman B20 Yolsuzlukla Mücadele ve Şeffalık görev gücü üyesi, OECD Orta Asya ve Doğu Avrupa Ülkeleri Yolsuzlukla Mücadele Ağı Danışma Kurulu Üyesi ve Global Ethics Network Bölgesel Program Direktörüdür.

UNODC ve OECD kapsamındaki çeşitli rüşvet engelleme çalışma gruplarına katılmıştır.

İstanbul Saint Joseph Fransız Lisesi’nde tamamladığı orta öğreniminin ardından, Bilkent Üniversitesi Turizm ve Otel İşletmeciliği Bölümü’nü bitirmiş, Copenhag Üniversitesi’nde Deniz Yatırımları ve Gemi İşletmeciliği eğitimi almış ve halen yüksek lisansını, İstanbul Bilgi Üniversitesi’nde, İnsan Hakları Hukuku dalında sürdürmektedir.

Makalelerdeki görüş ve yorumlar yazar veya yazarlara ait olup , Etik ve İtibar Derneği’nin konu ile ilgili düşüncelerini yansıtmamaktadır.